Dossiervorming

Een zorgvuldig opgebouwd personeelsdossier is de ruggengraat van ieder goed onderbouwd ontslag- of conflicttraject. Zonder objectieve documentatie loopt een werkgever het risico dat het ontslagverzoek wordt afgewezen en loon doorbetaald moet worden. Voor werknemers vormt het de basis om hun rechten bij een arbeidsconflict hard te maken.

Wat hoort er in het dossier te zitten?

Het dossier begint met de arbeidsovereenkomst en functiebeschrijving, gevolgd door concrete doelstellingen en beoordelingsrapportages. Signalen van disfunctioneren worden vastgelegd in gespreksverslagen en verbeterplannen.

Wordt de situatie grimmiger, dan horen waarschuwingen mét ontvangstbevestiging in het dossier, net als verslagen van coachings- of mediationtrajecten. Een dossier is pas “compleet” wanneer de feiten chronologisch, toetsbaar en in begrijpelijke taal beschreven zijn.

Dossier en ontslagrecht als bewijslast

Artikel 7:669 BW legt de bewijslast bij de werkgever: pas wanneer structurele tekortkomingen aantoonbaar zijn én de werknemer een reële kans heeft gehad om zich te verbeteren, kan ontslag wegens disfunctioneren worden toegewezen. In praktijk betekent dit dat het ontbreken van één verslag of gespreksnotitie al fataal kan zijn.

Ook bij schadevergoeding wegens pesten op het werk en andere verwijtbare handelingen weegt de rechter de omvang en diepgang van de dossiervorming zwaar mee.

Dossiervorming tijdens een arbeidsconflict

Conflicten met een direct leidinggevende lopen snel uit de hand als feiten niet meteen worden vastgelegd. Wij adviseren leidinggevenden om elk overleg kort te rapporteren én te laten paraferen, zodat later niet wordt gediscussieerd over wat er is gezegd.

Tegelijkertijd helpen we werknemers die overspannen door een arbeidsconflict dreigen te raken om hun eigen logboek bij te houden. Bij langdurige escalatie kan zo’n persoonlijk dossier het verschil maken tussen herstel met loondoorbetaling of een discutabel ontslag.

Privacy & AVG

Personalia, gezondheidsinformatie en prestatiecijfers zijn allemaal persoonsgegevens; de AVG verplicht werkgevers om slechts noodzakelijke gegevens te bewaren en deze goed te beveiligen.

Een digitaal dossier moet daarom voorzien zijn van toegangsrechten en logging, zodat alleen geautoriseerde HR-medewerkers of juristen het kunnen bekijken. Bij hergebruik van dossierstukken in een andere procedure wordt eerst beoordeeld of anonimisering nodig is.

Hoe Ok Legal ondersteunt bij dossieropbouw

Wij beginnen met een dossier-audit: binnen enkele dagen ontvangt de HR-afdeling een heldere checklist met ontbrekende stukken en concrete adviezen om hiaten te dichten. Daarna trainen we managers in “gespreksverslag-light”: korte, feitelijke notities die voldoen aan de juridische eisen maar niet onnodig veel tijd kosten.

Bij dreigende procedures nemen we de regie over, rubriceren het materiaal en voegen juridisch commentaar toe, zodat het dossier direct geschikt is voor UWV-aanvraag of kantonrechter.

Van dossier naar oplossing

Een goed dossier leidt niet per se tot ontslag; het kan juist de motor zijn achter een redelijke regeling. Vaak kiezen partijen voor een vaststellingsovereenkomst zodra duidelijk is dat de feiten stevig genoeg zijn. Ons kantoor begeleidt die onderhandelingen, waarbij we zowel de proceskansen als reputatierisico’s in kaart brengen.